„Powinniśmy zmienić biuro rachunkowe”
To zdanie prędzej czy później pada w większości polskich firm. Zaraz po nim pojawiają się jednak liczne pytania: „Które biuro wybrać?”, „Na jakie usługi się zdecydować?” i „Na co zwrócić uwagę przy poszukiwaniach?”. Odpowiedź na nie jest bardzo ważna, ponieważ wybór odpowiedniego biura księgowego to decyzja strategiczna. Od niej zależą dalsze działania firmy – jej bezpieczeństwo, obciążenia podatkowe i szanse na rozwój. Oto 6 wskazówek, które warto wziąć pod uwagę.
Biuro księgowe powinno być wsparciem na tym etapie rozwoju, na którym aktualnie znajduje się organizacja. Inne potrzeby ma bowiem firma dopiero zaczynająca swoją działalność, a inne ta rozwijająca się lub już rozwinięta. W początkowym okresie działania przedsiębiorstwa ważne jest ograniczanie kosztów. Warto wówczas postawić na proste, standardowe rozwiązania, które wprawdzie nie zapewnią szerokiego zakresu usług, ale nie będą drogie. Natomiast w przypadku szybko skalującego się biznesu i tego, który jest już na wysokim poziomie, należy wybrać rozwiązanie kompleksowe – mocniej wspierające rozwój firmy, ale często także droższe. Na co jeszcze zwrócić uwagę, wybierając biuro księgowe?
1. Cele firmy
Pierwszym ważnym krokiem jest określenie celów, jakie Twoja organizacja chce zrealizować dzięki współpracy z biurem księgowym. Odpowiedz sobie na pytanie o zakres działań: czy biuro ma przejąć pełną obsługę księgową i podatkową, czy zająć się jedynie wybranymi aspektami? Równie istotne jest ustalenie modelu współpracy: dla jednych firm kluczowy będzie częsty kontakt, innym wystarczy sprawne i terminowe rozliczanie, bez bieżących konsultacji.
Na zakres usług wpływają także wewnętrzne zasoby administracyjne przedsiębiorstwa. Organizacje z dobrze poukładanymi procesami i własnym zapleczem kadrowym mogą pozostawić część działań po swojej stronie, ograniczając tym samym koszty. Z kolei tam, gdzie takich procesów brakuje, warto rozważyć szersze wsparcie – również w zakresie ich zbudowania, zarówno na linii firma – biuro, jak i wewnątrz samej organizacji.
Przed wyborem biura ustal, czy ma być ono jedynie wykonawcą obowiązków, czy raczej partnerem doradczym, wspierającym firmę w podejmowaniu decyzji. Inne cele ma przedsiębiorstwo, które oczekuje wyłącznie poprawnych rozliczeń, a inne takie, które liczy na bieżące wsparcie w zarządzaniu finansami. Każdy z tych aspektów powinien być rozpatrywany w kontekście etapu rozwoju firmy – startu, wzrostu, skalowania lub restrukturyzacji.
2. Usługi, których potrzebuje firma
Weź pod uwagę tylko te biura, które faktycznie oferują usługi odpowiadające realnym potrzebom Twojej firmy. Niektóre przedsiębiorstwa potrzebują jedynie księgowania dokumentów, innym jednak zależy na raportowaniu zarządczym, doradztwie podatkowym czy pomocy w analizie danych finansowych. Sprawdź również, czy zakres współpracy można poszerzyć, gdy organizacja będzie się rozwijać, oraz jak wygląda świadczenie bardziej zaawansowanych usług. Czy doradztwo podatkowe dostępne jest w ramach stałej współpracy, czy doraźnie? Na tym etapie zastanów się, czy potrzebujesz raportowania zarządczego, które jest dużym wsparciem w podejmowaniu decyzji biznesowych i zarządzaniu finansami firmy, czy też zależy Ci tylko na księgowaniu i prostych raportach.
3. Doświadczenie oraz klienci, których obsługuje biuro księgowe
W księgowości ważne jest nie tylko rozumienie przepisów, ale także kontekstu biznesowego, dlatego tak istotne jest wybranie biura, które ma już doświadczenie we współpracy z firmami z Twojej branży i na podobnym etapie rozwoju. Sprawdź, jakich klientów obsługiwały wybrane biura, czy były to jedynie małe przedsiębiorstwa, czy także te z udziałem kapitału zagranicznego.
Wybierz usługodawcę, który będzie rozumiał specyfikę modelu biznesowego Twojej firmy oraz jej potrzeby.
4. Sposób pracy i standardy operacyjne
Sposób pracy biura ma bezpośredni wpływ na komfort współpracy. Dowiedz się, na jakich systemach księgowych pracuje biuro i czy są one zgodne z narzędziami wykorzystywanymi w Twojej firmie. Sprawdź, czy klientowi przypisuje się stałego opiekuna, który zna specyfikę jego organizacji, czy też za każdym razem kontaktuje się z nim inna osoba. Taki system może negatywnie wpływać na komunikację i zrozumienie wyzwań stojących przed firmą. Z kolei przypisany opiekun na bieżąco monitoruje zmiany przepisów mających wpływ na firmę klienta i dba o to, aby księgowość oraz rozliczenia były prowadzone spójnie i bezpiecznie.
Zwróć uwagę na automatyzację i nowoczesne technologie, takie jak elektroniczny obieg dokumentów czy praca w modelu „bez papieru”. Znacznie usprawniają one działanie i ograniczają ryzyko błędów, dlatego warto wziąć pod uwagę te biura, które wprowadziły takie standardy. Sprawdź godziny otwarcia biura, a także ciągłość obsługi w sytuacjach losowych, takich jak urlop czy nieobecność opiekuna. Istotne jest również bezpieczeństwo danych – procedury stosowane w biurze, zgodność z RODO, systemy backupu czy posiadane certyfikaty (np. certyfikat bezpieczeństwa informacji ISO 27001). Procesy i zakres odpowiedzialności powinny być zrozumiałe dla obu stron i zostać jasno określone jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
5. Komunikacja i relacja
Nawet najlepiej poukładane procesy nie spełnią swojej roli, jeśli komunikacja z biurem księgowym będzie utrudniona. Zwróć uwagę na to, czy biuro „mówi” językiem zrozumiałym dla biznesu, czy wyłącznie cytuje przepisy i paragrafy. Duże znaczenie ma także proaktywność – informowanie o zmianach w prawie, które mogą mieć wpływ na działalność firmy, jeszcze zanim nowe przepisy wejdą w życie. Dzięki temu organizacja może się na nie przygotować i uniknąć chaosu.
W codziennej współpracy istotna jest również dostępność i forma kontaktu. Sprawdź, czy możliwa jest szybka rozmowa telefoniczna z opiekunem klienta, kontakt mailowy lub spotkanie wtedy, gdy firma tego potrzebuje. Dla wielu przedsiębiorstw ważne są także konsultacje z doradcą podatkowym w ramach współpracy, dzięki czemu organizacja nie musi za każdym razem szukać wsparcia poza biurem. Podstawą sprawnej współpracy jest dobrze przygotowany zespół – szkolony nie tylko merytorycznie, ale również w zakresie komunikacji. Jasne zasady dotyczące kontaktu na linii firma – biuro pozwolą uniknąć nieporozumień, frustracji i błędów. To właśnie jakość tej relacji często decyduje o tym, czy współpraca z biurem księgowym jest realnym wsparciem dla przedsiębiorstwa.
6. Opinie o biurze oraz cena jego usług
Na etapie porównywania ofert warto spojrzeć nie tylko na cennik, ale także na to, jak dane biuro funkcjonuje na rynku. Ponieważ usługi księgowe nie podlegają ścisłej regulacji, pomocne są opinie klientów, informacje o stażu działalności czy dodatkowe uprawnienia, takie jak doradztwo podatkowe. Wiarygodność biura zwiększają m.in. certyfikaty pozabranżowe, np. standardy jakości i bezpieczeństwa (ISO). Świadczą one o uporządkowanych procesach i odpowiedzialnym podejściu do obsługi klienta.
Niezwykle istotną kwestią jest ubezpieczenie OC – zarówno samo jego posiadanie, jak i wysokość sumy gwarancyjnej. To realne zabezpieczenie firmy na wypadek błędów i ich kosztownych skutków. Analizując cenę usług, dokładnie sprawdź, co obejmuje oferta, a za co trzeba będzie dopłacić, oraz czy warunki współpracy przewidują zmiany cen w przyszłości. Pamiętaj też, że usługi księgowe i podatkowe to odrębne obszary. W praktyce najtańsza oferta to nie zawsze najlepszy wybór. Liczy się wartość, jaką biuro wnosi do działalności firmy i bezpieczeństwo, które zapewnia w dłuższej perspektywie.
Wybór odpowiedniego biura księgowego to decyzja na lata. Dlatego potraktuj ją poważnie i przeanalizuj potrzeby oraz wyzwania, jakie Twoja firma ma na danym etapie rozwoju. To ważne, by podejść do tej kwestii jak do wyboru partnera biznesowego, z którym będziesz współpracował przez długi czas, a nie jak do zatrudnienia jednego z podwykonawców.
