Aktualności i zapowiadane zmiany w KSeF. Co przyniosły nam pierwsze miesiące działania systemu do e-fakturowania?

25/09/2026

Aktualności i zapowiadane zmiany w KSeF. Co przyniosły nam pierwsze miesiące działania systemu do e-fakturowania?

Od wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF minęło już kilka miesięcy. Jeszcze przed wdrożeniem system budził wiele obaw – przedsiębiorcy zastanawiali się, czy nowe rozwiązanie nie utrudni im codziennej pracy, a wystawianie faktur nie stanie się bardziej skomplikowane. Dziś jednak można już powiedzieć, że te najczęściej wyrażane obawy się nie potwierdziły. KSeF działa sprawnie – bez poważnych awarii, które mogłyby sparaliżować fakturowanie. Jednocześnie pierwsze miesiące działania systemu przyniosły nowe doświadczenia, interpretacje i zapowiedzi zmian, które wpłyną na korzystanie z KSeF w przyszłości.

Największym wyzwaniem związanym z wejściem obowiązkowego KSeF okazała się konieczność zmiany przyzwyczajeń i organizacji pracy wewnątrz firm. Na szczęście Ministerstwo Finansów nie przewidziało w 2026 roku sankcji za błędy związane z korzystaniem z systemu, dzięki czemu polskie organizacje mogły spokojniej wdrażać nowe rozwiązanie i na bieżąco korygować drobne potknięcia. W Badeście – dzięki bezpośredniej współpracy z przedsiębiorcami – wiemy, wokół których obszarów związanych z KSeF pojawia się najwięcej pytań i które kwestie wymagają szczególnej uwagi, dlatego w dalszej części tekstu dzielimy się najważniejszymi aktualnościami oraz praktycznymi rekomendacjami. Pomogą Ci one sprawniej korzystać z systemu i przygotować się na zapowiadane zmiany.

Co nowego w KSeF?

Doświadczenia związane z funkcjonowaniem KSeF nie pozostały bez wpływu na przepisy. Część zmian od 2027 roku było już zapisanych w przepisach opublikowanych w ubiegłym roku. W ostatnich miesiącach pojawiły się też nowe decyzje i zapowiedzi aktualizacji, które mają m.in. dostosować system do potrzeb użytkowników. Jakie kwestie warto mieć na uwadze?

Od 1 stycznia 2027 r. paragony z NIP-em do kwoty 450 zł brutto nie będą już uznawane za faktury uproszczone. Tym samym zakończy się możliwość dokumentowania sprzedaży fakturami wystawianymi za pośrednictwem kas rejestrujących. Od tego momentu kasy będą służyły jedynie do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej oraz wystawiania paragonów fiskalnych.
Pojawił się projekt poselski zakładający przesunięcie obowiązku korzystania z KSeF dla mikroprzedsiębiorców (o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł) do końca 2027 r.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało utrzymanie tokenów po 31 grudnia 2026 r. Mają one funkcjonować w zmienionej formule, ale na dokładne informacje musimy jeszcze poczekać.
Do wizualizacji faktur ma zostać dodana data nadania identyfikatora KSeF ID.
W systemie mają pojawić się oznaczenia informujące o tym, że faktura została pobrana. Powinno to ułatwić pracę z dokumentami i pomóc w wyjaśnianiu przypadków tzw. „znikających faktur”.

Jak korzystać z KSeF?

Sama znajomość przepisów to nie wszystko. W codziennej pracy z klientami obserwujemy, z jakimi problemami przedsiębiorcy najczęściej spotykają się podczas korzystania z KSeF i jakie sytuacje wymagają szczególnej ostrożności. Dlatego przygotowaliśmy kilka praktycznych rekomendacji, które pozwolą uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

1. Uważaj na faktury wystawiane w KSeF i jednocześnie przekazywane kontrahentom poza systemem

Jeśli dokument, który przekazujesz kontrahentowi, zawiera więcej informacji niż faktura przesyłana do KSeF, to urząd skarbowy może go uznać za odrębną fakturę. W konsekwencji sprzedaż może zostać potraktowana jako podwójnie udokumentowana, a to z kolei może skutkować podwójnym opodatkowaniem VAT.

Co należy zrobić, gdy dokument przesyłany klientowi lub partnerowi różni się od faktury wystawionej w KSeF? Przede wszystkim nie określaj go mianem wizualizacji czy faktury. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest nazwanie go załącznikiem, dokumentem informacyjnym, rozliczeniowym albo specyfikacją. Jednocześnie, w wiadomości wysyłanej do kontrahenta, należy zaznaczyć, że nie jest to faktura, bo ta znajduje się w KSeF. Ministerstwo Finansów przywiązuje także dużą wagę do wizualizacji. Pamiętaj, że powinna ona być zgodna z fakturą przesłaną do KSeF. Możesz porównać wizualizację pobraną z KSeF z dokumentem generowanym przez Twój system i sam ocenić, jak duże są różnice. Dobrym rozwiązaniem jest np. przekazanie kontrahentowi rzeczywistej wizualizacji z KSeF wraz z dodatkowym dokumentem informacyjnym.

2. Nie wysyłaj do KSeF faktur wystawionych przed wejściem w życie obowiązku korzystania z tego systemu

3. Dziel duże faktury korygujące

Limit wielkości faktury w KSeF wynosi 1 MB. Oznacza to, że rozbudowana i obejmująca wiele pozycji faktura korygująca może przekroczyć maksymalny rozmiar, a wtedy dokument zostanie odrzucony przez system. Co zrobić w takiej sytuacji? Jeśli korekta dotyczy dłuższego okresu, możesz podzielić ją na kilka mniejszych faktur korygujących.

4. Sprawdź, czy dana stacja benzynowa wysyła faktury do KSeF

Nie wszystkie stacje paliw to robią, dlatego warto zapytać o to przy kasie. W przeciwnym razie jedynym dokumentem potwierdzającym transakcję będzie faktura wystawiona na miejscu. Taki dokument należy przekazać do księgowości.

5. Uważaj na scam

Samo pojawienie się faktury w systemie nie oznacza, że powinieneś ją ująć w rozliczeniach i opłacić. Jeśli dokument budzi jakiekolwiek wątpliwości, należy je wyjaśnić, w pierwszej kolejności kontaktując się z jego wystawcą. Jeśli podejrzewasz, że masz do czynienia z próbą wyłudzenia, koniecznie zgłoś fakturę jako scam.

Z kolei spór z kontrahentem dotyczący przedmiotu transakcji lub jej wartości nie jest próbą oszustwa, nie może więc zostać zgłoszony jako scam.

6. Pamiętaj, że nie każda zmiana wymaga korekty faktury

Nie musisz korygować faktury wystawionej na nieaktualną nazwę lub adres kontrahenta, jeżeli dane te wynikają z historii KRS lub CEIDG, a system fakturowy nie pobrał ich aktualnej wersji. Mowa tutaj o sytuacji, gdy numer NIP nabywcy jest prawidłowy, a błąd dotyczy wyłącznie adresu i nie utrudnia identyfikacji stron transakcji ani nie wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego.

7. Sprawdź, czy potrzebna jest korekta „do zera”

Nie każda pomyłka na fakturze oznacza konieczność wystawienia korekty „do zera”. Zgodnie z obecnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów rozwiązanie to jest rekomendowane jedynie sytuacji, w której błędny NIP nabywcy uniemożliwia dostarczenie faktury właściwemu podmiotowi w KSeF. (Wyjątkiem jest także wysłanie do KSeF faktury wystawionej przez wejściem w życie obowiązku korzystania z systemu, o czym pisaliśmy już wcześniej). W przypadku błędów w pozostałych danych niekwotowych wystarczy poprawić właściwe pola na fakturze korygującej.

8. Pamiętaj, że zmiana danych nabywcy może wymagać korekty wstecz

Jeśli korekta faktury dotyczy danych nabywcy, a nie zmiany podstawy opodatkowania (czyli pierwotnie został wpisany zły podmiot, ale transakcja faktycznie miała miejsce), nie należy stosować art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT. Ponieważ przyczyna korekty istniała już w momencie wystawiania dokumentu, korektę należy ująć w deklaracji podatkowej za okres, w którym wykazano fakturę pierwotną (0112-KDIL1-3.4012.269.2026.1.KK, 0113, 0114-KIDP1-3.4012.543.2025.1.AMA).

9. Sprawdź możliwości wystawiania faktur w językach obcych

KSeF nie obsługuje wielojęzycznych wersji faktur. Choć same dane możesz wpisać do systemu w języku obcym, to nazwy poszczególnych pól pozostaną w języku polskim. Jeśli chcesz wystawić dokumenty w innych wersjach językowych, możesz skorzystać z systemów fakturowych zintegrowanych z KSeF, które oferują taką możliwość.

10. Nie zmieniaj rozliczenia VAT, jeśli faktura trafi do KSeF później

Jeżeli Twoja firma otrzymała fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (PDF) i ujęła ją w ewidencji VAT z oznaczeniem BFK, nie musisz korygować wcześniejszego rozliczenia. Dotyczy to sytuacji, gdy dostawca później wystawił dla tej samej transakcji fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, a numer KSeF pojawił się już po dokonaniu odliczenia VAT. Nie musisz dokonywać korekty deklaracji tylko po to, aby uzupełnić identyfikator dokumentu (0112-KDIL1-3.4012.159.2026.1.KM).

11. Zweryfikuj zasady akceptacji faktur przy samofakturowaniu

W przypadku samofakturowania Ministerstwo Finansów wymaga akceptacji pliku XML faktury przed wysłaniem jej do KSeF. Przy tej okazji warto sprawdzić, czy umowa dotycząca samofakturowania jasno określa sposób akceptacji faktur, w tym czy przewiduje tzw. „milczącą zgodę”. Zasada ta oznacza, że brak sprzeciwu jednej ze stron wobec wystawionej faktury będzie traktowany jako jej akceptacja (0112-KDIL1-3.4012.189.2026.1.KK).

12. Pamiętaj, że nietransakcyjne wewnątrzwspólnotowe przemieszczenie własnych towarów (WDT) należy udokumentować fakturą wystawioną w KSeF (0114-KDIP1-2.4012.232.2026.2.GK)

13. Uważaj na znikające faktury

Bywa, że dokumenty, o których wiemy, że zostały wysłane, nie pojawiają się w KSeF. Jakie mogą być tego przyczyny?

Poszczególne procesy w KSeF działają niezależnie od siebie, dlatego bywa, że czasami faktura pojawia się w systemie dopiero po kilku godzinach, a czasami po kilku dniach. Znany jest przypadek, gdy faktura trafiła na konto KSeF odbiorcy dopiero po 15 dniach od wysłania jej przez wystawcę. Innym powodem „znikającej faktury” może być błędne wpisanie numeru NIP nabywcy – najczęściej w nieprawidłowym polu (np. NrVatUE lub NrID zamiast NIP). Ostatnia z przyczyn to zastosowanie niewłaściwego standardu kodowania pliku. Warto wówczas sprawdzić, czy faktura została prawidłowo przesłana do KSeF i czy otrzymała UPO.

14. Nie zastępuj faktury rachunkiem przy usługach najmu

Jeśli Twój najemca jest podatnikiem VAT i żąda wystawienia dowodu transakcji za najem, nie wystawiaj mu zwykłego rachunku. Od 1 kwietnia 2026 dokumentem obowiązującym w takiej sytuacji jest faktura wystawiona w KSeF (0112-KDIL1-1.4012.294.2026.2.MG).

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF pokazało, że nowe obowiązki podatkowe rzadko sprowadzają się wyłącznie do wdrożenia narzędzia informatycznego. To przede wszystkim zmiana organizacji pracy – od komunikacji z kontrahentami, przez obieg dokumentów wewnątrz firmy, aż po codzienną współpracę między przedsiębiorstwem a księgowością. Jeśli potraktujesz zmiany dotyczące KSeF jako okazję do uporządkowania procesów, możesz nie tylko uniknąć błędów, ale również zyskać większą kontrolę nad finansami firmy.

Jeśli szukasz biura księgowego, które będzie Twoim partnerem w podejmowaniu decyzji finansowych i pomoże Ci odnaleźć się w zmieniających się przepisach – także tych dotyczących KSeF -

Skontaktuj się z nami