ERP a obsługa firmy międzynarodowej

System ERP wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem o zasięgu międzynarodowym musi spełniać określone kryteria. W tym artykule przybliżamy wymagania funkcjonalne w zakresie sprawozdawczości oraz raportowania dla szczebli menedżerskich. Artykuł powstał na podstawie doświadczeń firmy Badesta – jednego z najstarszych w Polsce biur rachunkowych obsługujących firmy międzynarodowe oraz firmy Sage, oferującej system ERP X3, który obecnie wspiera pracę przedsiębiorstw w 58 krajach.

W Polsce działają tysiące firm z kapitałem zagranicznym, funkcjonujących jako spółki-córki i lokalne oddziały przedsiębiorstw o zasięgu międzynarodowym. Są one najczęściej elementem większej struktury – grupy kapitałowej. Podobne firmy-córki zlokalizowane są w innych krajach i wszystkie nadzorowane z poziomu jednej centrali zlokalizowanej za granicą. Centrale grup kapitałowych zobowiązują swoje spółki zagraniczne do raportowania i przesyłania różnego rodzaju danych i informacji zarządczych. Choć możemy mówić o pewnych cechach wspólnych takich wymagań, wiele z nich ma charakter niestandardowy, który wynika z konkretnej kultury organizacyjnej, branży czy charakteru działalności organizacji. Dla spółek działających lokalnie raportowanie do centrali stanowi obciążenie i czysty koszt, dlatego w ich interesie jest, aby procesy te przebiegały jak najszybciej i przy minimalnym koszcie. Z kolei z perspektywy centrali kluczowe jest otrzymać wiarygodny i rzetelny raport na czas, w wymaganej formie.

W praktyce podstawowym narzędziem do raportowania i komunikacji zarządczej na poziomie ponadnarodowym jest system ERP – o ile oczywiście spełnia wymagane kryteria. Aby je przybliżyć, przedstawimy wymagania raportowe zgłaszane przez centrale grup kapitałowych. Raportowanie na rzecz centrali zagranicznej przez firmę działającą w Polsce możemy rozpatrywać w trzech zasadniczych płaszczyznach:

  • sprawozdawczości zgodnej z obowiązującymi na świecie standardami: Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), ang. IAS oraz Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), ang. IFRS;
  • raportowania z działalności biznesowej, wyników finansowych oraz wybranych procesów biznesowych na potrzeby konkretnych menedżerów z centrali;
  • obsługi procesu budżetowania i kontrola założonych budżetów.

MSR i MSSF

Pomimo postępującej unifikacji przepisów – przynajmniej w obrębie UE – standardy rachunkowości oraz sprawozdawczości w poszczególnych państwach wciąż różnią się między sobą. Dlatego też, z perspektywy centrali grupy kapitałowej, zachodzi konieczność posługiwania się standardami, które pozwalają efektywnie konsolidować i przetwarzać dane finansowe z rozproszonych źródeł. W takiej sytuacji ERP działający w Polsce musi nie tylko rozliczać polskie przedsiębiorstwo zgodnie z obowiązującymi u nas przepisami, ale także powinien automatyzować raportowanie wg MSR i MSSF. W przypadku systemu Sage ERP X3 rozwiązane jest to najczęściej poprzez zintegrowanie z księgą główną (funkcjonującą w zgodzie z polskimi przepisami rachunkowości) ksiąg równoległych, zgodnej ze standardami międzynarodowymi. Przy czym integracja polega na wykorzystaniu takich algorytmów i mechanizmów, które w sposób automatyczny generują zapisy na księdze do raportowania za granicę. Tym samym, użytkownik, dokonując codziennych operacji księgowych w księdze głównej, nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności w księdze zgodnej z MSR i MSSF. Podobnie jest z przygotowaniem raportów (bilans, rachunek zysków i strat, przepływy finansowe itd.) – prawidłowe księgowanie na księdze głównej pozwala w sposób automatyczny przygotować wymagane raporty na użytek konsolidacji danych w ramach całej grupy kapitałowej.

Menedżerowie głodni wiedzy

Centrala, sprawując nadzór nad spółkami w poszczególnych krajach, potrzebuje bieżących informacji menedżerskich. Obok podstawowych zestawień z przepływów i wyników finansowych, menedżerowie zgłaszają zapotrzebowanie na przeróżne informacje, np. rentowność danych linii produktowych czy kanałów sprzedaży. Generalnie zapotrzebowanie koncentruje się na pogłębionej analizie kosztów, sięgającej dalej niż wynika to z przepisów o rachunkowości. Popyt na konkretne raporty zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, jest więc – co warto podkreślić – zróżnicowany. W związku z tym, już na etapie wdrażania systemu ERP, powinno się brać pod uwagę zakres informacji wymagany przez menedżerów z centrali, a także format doręczania raportów. Najlepiej, gdy firma wdrażająca system, może bazować na wzorcach raportów dostarczonych przez centralę. Są one pomocne nie tylko na etapie implementacji wzorca w module raportowym ERP, ale przede wszystkim dają podstawę do zaprogramowania logiki przetwarzania danych i agregowania informacji w taki sposób, aby docelowe raporty mogły powstawać automatycznie. Dzięki doprecyzowaniu zapotrzebowania na określone dane wymagane do raportu, można na etapie wdrożenia odpowiednio zdefiniować księgi dodatkowe, powiązać konta księgi głównej z kontami ksiąg dodatkowych, zarówno na poziomie syntetycznym jak i analitycznym. Dzięki temu można np. wspierać analizę rodzajów kosztów czy miejsc ich powstawania.

Także i w tym przypadku spółce-córce zależy na jak największej automatyzacji raportowania. W ERP X3 wyzwanie to rozwiązywane jest na kilka sposobów. Ponieważ system ma wiele wersji językowych, po zdefiniowaniu raportów i oprogramowaniu mechanizmów ich generowania, można udzielić użytkownikowi z zagranicy dostępu on-line do ERP. I choć w Polsce system obsługiwany jest w języku polskim, menedżerowie z innych krajów korzystają z kokpitów menedżerskich z dostępnymi raportami w swoich językach narodowych. W ten sposób firma w Polsce w ogóle nie jest angażowana w proces raportowania. Rozwiązaniem alternatywnym jest oczywiście możliwość wygenerowania raportu w Polsce i przesłania go w dowolnej formie przez Internet. Ważne jest to, że jego przygotowanie nie wymaga nakładów czasu, a dane do zestawień zbierane są również w trybie automatycznego generowania w tle wyników raportów (np. w wybranych godzinach).

Wspieranie procesu budżetowania

Rola księgowych jest obecnie dużo większa niż przed laty. Zadania nie ograniczają się już tylko do obsługi procesów księgowych i rachunkowości, ale także głębszej analizy danych i przekazywania zarządowi informacji o sytuacji w firmie. W dużej mierze dotyczy to także budżetowania – co dowodzi coraz częstsze zaangażowanie biur rachunkowych obsługujących podmioty zagraniczne w ten proces. Z doświadczenia można powiedzieć, że centrale zlokalizowane za granicą mają, w stosunku do działających w Polsce firm, znacznie szerzej wdrożone metodologie controllingowe, które przecież muszą być wspierane przez odpowiednie narzędzia i systemy informatyczne. Nadzór nad spółkami zależnymi jest niezbędny, a jednym z narzędzi jego sprawowania jest analiza wykonania budżetu oraz rewizje odchyleń. Centrale zainteresowane są również np. prognozowaniem wyników finansowych w trakcie trwania okresu obrachunkowego.

System ERP dla firmy międzynarodowej powinien zatem wspierać proces budżetowania w układzie preferowanym przez centralę, jak również potem umożliwiać prowadzenie analiz – najlepiej w układzie syntetycznym oraz analitycznym (np. przez drążenie danych). Dzięki posiadaniu szeregu narzędzi i kreatorów własnych raportów, system ERP może pełnić rolę pełnoprawnej alternatywy dla systemu Business Intelligence opartego na bazie transakcyjnej. Raportowanie dla menedżerów w tym przypadku można realizować podobnie jak w przypadku innych raportów – poprzez zdalny dostęp do raportów i aktywnych analiz lub poprzez gotowe zestawy raportów do wygenerowania i pobrania. W przypadku budżetowania i analiz wykonania budżetów niemniej ważne może być eksportowanie danych do plików zewnętrznych i obsługa różnych formatów – np. danych wsadowych do arkusza Excel czy generowanie plików XML, PDF.

Wielowalutowość, wiele wersji językowych

Poza możliwościami generowania raportów, ERP powinien zapewniać możliwość prowadzenia księgowań i przetwarzania danych w wielu walutach. Sage ERP X3 pozwala w ramach jednego podmiotu (spółki) definiować kilka ksiąg z przypisanymi do nich różnymi walutami podstawowymi. Jednocześnie system pozwala na równoległe prowadzenie ksiąg kilku podmiotów (wielofirmowość), do tego każdy z podmiotów w odrębnej legislacji – właściwej dla danego państwa (multilegislacyjność). Jeśli uzupełnimy te cechy o różne tryby przeliczania walut, uzyskujemy właściwie pełne możliwości prowadzenia ksiąg dla międzynarodowej grupy kapitałowej. Dla przykładu: dla każdej firmy wchodzącej w skład grupy kapitałowej, w Sage ERP X3 poza księgą główną i księgami dedykowanymi obsłudze MSR i MSSF można utworzyć w sumie dodatkowe 10 niezależnych lub powiązanych ze sobą ksiąg. Każda z nich, jeśli zachodzi taka potrzeba, może być prowadzona w innej walucie.

Inne wymagania raportowe i funkcjonalne

Z praktyki obsługi firmy o zasięgu międzynarodowym można wskazać jeszcze kilka wymagań, które powinien spełniać efektywny system ERP. Pierwsze dotyczy możliwości szybkiego dostarczenia danych niezbędnych do przygotowania różnego rodzaju wniosków kredytowych. Drugie odnosi się do obsługi systemu Intrastat, który w ramach UE przekazuje informacje o przemieszczaniu towarów między krajami członkowskimi. W systemie Sage ERP X3 system generuje formularze niezbędne do przygotowania deklaracji Intrastat, na podstawie operacji przywozu i wywozu towarów w ramach obszaru UE. Takie zestawienie pozwala dodatkowo na łatwy dostęp i ewidencję wszystkich operacji, które powinny być wyszczególnione w Intrastat. Trzecie wymaganie odnosi się do konsolidacji danych – w szczególności zapewnienia mechanizmów wyłączających z raportów konsolidacyjnych transakcje zawarte pomiędzy spółkami należącymi do grupy kapitałowej. Czwarte wymaganie dotyczy możliwości łatwego przegrupowywania zobowiązań spółki w przypadku jej wejścia w postępowanie upadłościowe.

Podsumowując, wdrożenie ERP w firmie o zasięgu międzynarodowym nie sprowadza się tylko do zapewnienia efektywnej obsługi i jej bezpieczeństwa na poziomie lokalnym. Owszem, system musi być przede wszystkim zgodny z wymogami i standardami rachunkowości w danym kraju. Jednak w międzynarodowej grupie kapitałowej potrzeba czegoś więcej – przede wszystkim sprawnego przepływu informacji zgodnego ze standardami, którymi posługuje się centrala oraz konkretnym zapotrzebowaniem na raporty zgłaszanym przez różne stanowiska menedżerskie.

źródło: it-manager.pl


Copyright © Badesta Sp. z o.o. sp.k.